Comment rédiger rapidement un compte rendu après une réunion ?

Bureau pour réunion, assemblé générale

En tant que secrétaire de réunion, il est de votre devoir de mettre à l’écrit, les différentes informations qui seront dites. Pour être certain de ne pas manquer une seule information, vous pouvez adopter des techniques et mettre en place une organisation qui vous permettra d’écrire le plus rapidement possible. Si vous êtes en manque d’inspiration, voici comment rédiger votre compte rendu de réunion.

L’importance de préparer sa réunion

Si vous êtes en charge de la rédaction du compte rendu de votre réunion, vous devez être efficace. Pour pouvoir prendre en note l’ensemble des informations relatives à votre réunion, il peut être intéressant de s’y préparer. 

La première étape est d’organiser sa rédaction rapidement en se parant d’un tableau, ou d’un support facile à remplir. Celui-ci doit être assez spacieux, afin que vous ayez l’espace nécessaire pour écrire vos informations. Vous pouvez également vous munir d’un grand bloc-notes, sur lequel vous n’hésiterez pas à prendre la place dont vous avez besoin pour réaliser des tableaux ou des listes. 

Par ailleurs, pour vous éviter de chercher de quoi écrire, au début de la réunion, vous pouvez, à l’avance, préparer vos affaires, telles que de quoi écrire ou effacer vos informations. En ajoutant vos éléments à portée de main, vous pouvez rester concentré sur la séance.

Pour gagner du temps lors de votre rédaction, vous pouvez, avant votre réunion, vous renseigner sur les modèles de compte rendu possible. Ainsi, avec une organisation prédéfinie, vous gagnez du temps et n’avez donc pas besoin de réfléchir à la manière dont vous devez organiser votre prise de notes. 

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Rédiger rapidement et de façon pertinente

Dès que la réunion aura commencé, plusieurs techniques peuvent être adoptées afin de réaliser un compte rendu efficace. Vous aurez peu de temps pour rédiger, c’est pourquoi il est important de maîtriser quelques techniques de rédaction. 

Vous pouvez, par exemple, opter pour l’inscription de mots clés. Au lieu d’indiquer une phrase complète, écrivez seulement quelques mots clés qui incarnent parfaitement l’idée que vous voulez retranscrire. 

Pour les organiser, choisissez les listes ou même les tableaux. En plus d’être visuels, ces modes d’organisation vous permettront de rattacher vos mots clés à un même thème ou une même idée. De façon concise, vous indiquez les informations à retenir.

Si vous êtes visuels et que vous aimez que vos informations soient explicitement indiquées, vous pouvez également renseigner certaines des informations dans un schéma ou une carte mentale. De cette façon, lorsque vous aurez besoin de retravailler vos informations, vous n’aurez besoin que de jeter un coup d’œil à celui-ci, pour vous souvenir de ce qui a été annoncé lors de la réunion. 

Retravailler son compte rendu

À l’issue de votre réunion, vous aurez un support avec de nombreuses informations à retranscrire. Si vous avez adopté une bonne organisation, il vous sera facile de les remettre en forme, de sorte qu’elles puissent être lues par un autre membre de votre équipe. 

Pour ce faire, vous pouvez, à partir de cette étape, commencer à écrire des phrases rapidement, décrivant vos idées, en vous fondant sur les notes que vous avez prises, pendant la réunion. Veillez à ce que les informations soient expliquées clairement. Gardez en tête que certaines personnes qui liront votre document, n’auront peut-être pas assisté à la réunion. 

Tout en veillant à ne pas trop développer, vous devez cependant vous assurer de retranscrire des informations exactes. Pour plus d’assurance, vous pouvez indiquer qui a formulé l’idée que vous avez notée et dans quel contexte. Par la même occasion, renseignez des détails comme les personnes qui ont été présentes et celles qui ont été absentes. 

Bien entendu, vous devez veiller à renseigner les informations indispensables telles que les décisions qui ont été prises, et l’ordre du jour.

La meilleure chose à faire pour écrire de manière rapide un compte rendu est de créer un plan et une base sur laquelle vous remplirez tous vos comptes rendus. Vous aurez ainsi un schéma visuel cohérent et qui reviendra à chaque réunion. Ce sera plus simple pour vous, mais également pour vos collaborateurs, qui connaîtront le déroulé classique des échanges.

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