Rédaction des procès-verbaux : bonnes pratiques pour les réussir
Si une réunion importante au sein du CSE de votre entreprise est organisée prochainement, et que vous êtes en charge de la rédaction des procès-verbaux des réunions, vous devez avoir en tête quelques bonnes pratiques pour réussir à coup sûr la rédaction du PV. Nous vous proposons quelques conseils à appliquer avant, pendant et après la réunion pour réaliser un procès-verbal correctement.
Préparer la rédaction des procès-verbaux avant la réunion
En amont de la rencontre, le ou la secrétaire de CSE en charge de cette tâche doit parfaitement comprendre l’ordre du jour évoqué lors de la réunion. C’est la feuille de route qui détaille les sujets abordés. Si certains points ne sont pas compréhensibles pour le secrétaire, demandez des informations supplémentaires.
Ensuite, vous devez connaître en amont quelles sont les personnes qui participeront à la rencontre et surtout leur statut et leurs missions au sein de l’entreprise. Vous comprendrez parfaitement les discussions le jour J entre les différents intervenants, ce qui facilitera la rédaction du PV.
Pour bien préparer le PV, veuillez choisir le format de celui-ci en amont : version traditionnelle ou version numérique. Le procès-verbal traditionnel convient aux personnes qui retiennent les informations plus facilement en écrivant. Cette technique ne nécessite aucun appareil technique, ce qui évite les pannes informatiques.
Le format numérique est de plus en plus privilégié, car la personne chargée de la rédaction des procès-verbaux peut utiliser certains outils numériques pour se faciliter la tâche. Certains logiciels facilitent aussi la gestion des réunions à distance. À l’ère du numérique et du travail à distance, cette solution n’est pas à négliger.
Lorsque vous avez choisi le format du procès-verbal, assurez-vous d’avoir près de vous tous les outils nécessaires pour la réunion. Un ordinateur, un bloc-notes, des stylos et potentiellement un dictaphone pour enregistrer des conversations si celui-ci est autorisé.
Les bonnes pratiques à adopter
pendant la réunion
Lors de la réunion, privilégiez l’écoute active et la prise de notes. C’est un moment décisif pour la rédaction du PV.
L’écoute active consiste à comprendre les discussions engagées dans les détails. Vous ne pouvez pas simplement vous contenter de prendre des notes que vous ne comprenez pas. Lors de ce moment de prise de notes, clarifiez immédiatement toute ambiguïté sur les sujets évoqués.
La personne chargée de la rédaction de ce document doit connaître des techniques de prise de notes efficaces grâce à des symboles et des abréviations. Cela permet de rester concentré sur la discussion et de ne rien omettre.
L’ordre du jour est un bon guide et permet de prendre des notes en fonction de chaque point évoqué et de séparer les points cruciaux abordés.
Les bonnes pratiques à adopter
après la réunion pour réussir le PV
Lorsque la réunion est terminée, la personne concernée par cette mission va pouvoir éditer et réviser le procès-verbal afin qu’il soit exact et clair.
Procédez à la retranscription du PV rapidement, lorsque vous aurez toutes les idées au clair dans votre tête. Plus vous attendez avant de rédiger le procès-verbal, moins vous serez précis dans votre retranscription.
Avant de rédiger le PV, il est recommandé de parcourir les notes prises, d’étoffer la sténographie et de s’assurer de la clarté des propos. Parmi les bonnes pratiques à adopter après la réunion, il faut notamment s’assurer que toutes les décisions prises et les responsabilités assignées sont notées sans erreur dans le document.
Le procès-verbal est terminé, vous devez vérifier toutes les potentielles erreurs de grammaire et d’orthographe, mais également vous assurer que le PV est compréhensible de A à Z.
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