Qui est en charge de la rédaction du PV d’un conseil municipal ?
La rédaction du procès-verbal dans le cadre d’un conseil municipal ne peut pas être faite par n’importe qui. En effet, celle-ci doit être réalisée sur la demande du maire, nous vous en disons plus sur la personne chargée de cette rédaction.
À quoi sert le PV d’un conseil municipal ?
Le procès-verbal d’un conseil municipal est un document très important qui doit contenir des éléments essentiels, et être rédigé d’une certaine manière. Le but du PV étant d’avoir une trace écrite de la réunion, il doit retranscrire l’ensemble des faits et des décisions abordés lors de la réunion.
L’objectif principal est donc de mettre en lumière les décisions en gardant une trace de celles-ci par le biais du procès-verbal. De plus, comme le document est à destination des citoyens, le PV doit assurer une fonction de transparence dans la retranscription afin que ces derniers puissent prendre connaissance des décisions et des actions menées par la commune.
L’un des rôles importants du PV est sa force juridique. Cela signifie qu’il peut être utilisé pour contester une décision mise en place sans avoir été annoncée et votée lors d’un conseil municipal. C’est une preuve et une trace de la réunion municipale dont l’accès est donné aux citoyens et aux membres du conseil municipal pour avoir connaissance des potentielles décisions qui vont entrer en vigueur.
La rédaction du PV, un rôle attribué à un membre du conseil municipal
Le maire ne peut pas exercer le rôle de rédacteur du PV, il doit donc désigner une personne membre du conseil municipal pour réaliser cette mission. Ce dernier peut uniquement nommer une personne qui fait partie du conseil municipal ou un fonctionnaire de la commune.
Les personnes éligibles à ce rôle dépendent du règlement appliqué dans la commune. Le secrétaire de séance est généralement nommé en début du conseil municipal, et il peut être différent à chaque réunion organisée.
Enfin, la rédaction peut être confiée à un prestataire expert dans le domaine de la rédaction de PV. C’est une bonne solution que de déléguer cette rédaction puisque les rédacteurs professionnels font des comptes rendus détaillés sans omettre d’informations. C’est aussi un gain de temps pour les membres du conseil municipal.
Le secrétaire de séance :
un rôle important
Le secrétaire de séance est donc désigné pour assurer la rédaction du PV suite au conseil municipal. Ainsi, son rôle principal est de prendre des notes lors de la réunion ; il doit retranscrire les discussions, les décisions prises en nommant les personnes qui sont intervenues dans chaque débat de l’ordre du jour.
Lorsque des décisions sont prises à partir de votes, il doit également les retranscrire en indiquant le vote de chaque participant à la réunion. Les interventions des conseillers sont aussi notées afin d’avoir un maximum de précisions sur la façon dont s’est déroulée la réunion municipale. Seuls les membres ayant été élus à ce conseil peuvent d’ailleurs participer au vote, et si le secrétaire en fait partie, il est en droit de voter.
Comment rédiger le procès-verbal d’un conseil municipal ?
La prise de notes et la retranscription étant au cœur de la mission du secrétaire de séance, il peut suivre différentes étapes afin d’être encore plus efficace au moment de la réunion. Avant tout, le rédacteur doit être objectif dans sa prise de notes en rédigeant de manière totalement impartiale.
Pour gagner du temps lors de la prise de notes, il est conseillé d’utiliser des symboles ou des abréviations afin de ne rater aucune information. Une mise au propre sera effectuée par la suite, ce qui permet de se concentrer uniquement sur le contenu de la réunion et sur ce qu’il faut retranscrire.
La structure du PV est importante, elle permet d’assurer une bonne lisibilité et d’être reconnu comme un document officiel. Avant d’être transmis, ce document doit de toute manière être validé par le maire, puis présenté lors de la réunion suivante pour être validé par l’ensemble du conseil municipal, ou modifier si cela est nécessaire.