Comment réussir des comptes-rendus de réunion simplement ?
Réaliser des comptes-rendus de réunion efficacement peut s’avérer assez complexe. Alors, pour vous aider à gagner du temps et surtout à les réussir facilement, nous vous donnons quelques conseils.
Ce qu’il faut faire en amont des réunions pour réussir des comptes-rendus
Pour pouvoir être plus efficace et rédiger plus simplement vos comptes-rendus de réunion, la première étape est d’anticiper. En effet, avant que celle-ci n’ait lieu, vous pouvez commencer à remplir votre document en y retranscrivant des informations que vous avez déjà.
L’ordre du jour étant déjà connu, vous pouvez commencer à noter les objectifs des réunions si ceux-ci vous ont été transmis. De plus, la réunion étant planifiée, vous pouvez d’ores et déjà écrire la date et l’heure ainsi que les noms des participants et des absents. En inscrivant ces détails en amont de la réunion, vous pourrez vous focaliser sur ce qui se dit d’important et non sur des formalités déjà connues.
Les bonnes pratiques à mettre en place lors des réunions pour que cela soit plus simple
Une fois que vous avez pris note de ces premiers conseils, nous passons à la seconde étape qui vous permettra de réussir de manière simple vos prochains comptes-rendus de réunion. En effet, le plus important reste ce qui se dit pendant les échanges, et donc ce que vous devez noter.
Pour gagner du temps, trouvez des abréviations ou des symboles afin de ne pas rater d’informations. Pour ce qui est de la prise de notes en tant que telle, vous devez retranscrire de manière chronologique les thématiques abordées. Écrivez les décisions prises pour chacune d’elles, les missions attribuées à chacun ainsi que les délais octroyés.
Tout ce dont il est question lors de la réunion doit apparaître sur le compte-rendu, c’est la raison pour laquelle vous devez être particulièrement concentrés pour recueillir toutes les informations importantes. Pour vous aider, vous pouvez demander aux participants s’ils sont d’accord pour que vous enregistriez les échanges, afin d’être certain de n’avoir omis aucun détail dans votre document.
Après les réunions : vérification de la structure et relecture des comptes-rendus
Une fois la réunion passée, vous disposez d’un délai pour peaufiner votre compte-rendu et pour vous assurer qu’il ne manque aucune information. C’est également le moment de structurer votre document afin qu’il soit plus lisible.
Cette structure comprend donc un en-tête avec les informations notées en aval (participants, date et heure, lieu et nom de la réunion), l’ordre du jour ainsi qu’un corps de texte avec les informations récoltées lors de la réunion. C’est dans cette partie-ci que vous allez introduire le sujet, développer les décisions prises, les missions confiées et leurs délais de même que les interrogations qui restent en suspens pour le moment.
Pour ce qui est de la conclusion, elle doit résumer les thèmes clés qui ont été abordés, puis ajouter la date et l’heure de la prochaine réunion. Vous pourrez ensuite passer à la relecture du document avant de le transmettre aux membres qui ont participé à la réunion.
Nos astuces pour gagner du temps et écrire simplement
Pour que la prise de notes soit plus simple, vous pouvez utiliser les astuces suivantes. Pour la première, il s’agit de noter avec des symboles, des abréviations ou des codes, cela vous fera gagner un temps considérable dans la rédaction.
Vous pouvez également réaliser un tableau dans lequel vous y inscrivez les thématiques abordées, un résumé de la discussion ainsi qu’une troisième colonne pour détailler les décisions prises. Vous pouvez aussi garder un espace pour les missions à réaliser et le délai attribué. Enfin, sachez qu’il existe des logiciels de prise de notes qui vous facilitent celle-ci.
Lorsque vous aurez trouvé la méthode qui vous convient, vous la peaufinerez au fur et à mesure des réunions, et la rédaction d’un compte-rendu deviendra de plus en plus aisée.