La saisie de comptes-rendus de réunion revêt une importance fondamentale. Ce document synthétique permet aux collaborateurs de retracer dans un ordre chronologique les divers évènements. C’est un véritable outil d’aide à la prise de décision de la société ou de l’entreprise. Un compte rendu bien réalisé sera efficace, clair et précis, pertinent et enfin cohérent. Pas n’importe qui ne peut effectuer ce dernier. Il faut le confier à une personne compétente en la matière.
Pourquoi le compte rendu de réunion est un excellent outil ?
Comment définir le compte rendu de réunion en quelques mots ? C’est un document qui va retracer les échanges verbaux d’une séance. Ce support permettra donc d’assurer la traçabilité des échanges entre collègues et reportera les informations de manière objective, claire et exhaustive.
Ce document fidèle aux informations évoquées est un moyen de préparer les prochaines réunions. En effet, en fonction des points soulevés et de la prise en compte de l’attribution des tâches des différents acteurs, la future réunion pourra s’orienter plus vers une thématique ou une autre. Les réunions seront donc plus efficaces pour mettre au point des actions concrètes pour atteindre les objectifs de l’organisme.
Comme vous l’aurez compris, le compte rendu est un excellent document de communication et d’aide-mémoire. Son rôle de média permet ainsi d’être diffusé dans le cadre de l’entreprise. Il synthétise les décisions formulées lors des réunions.
De plus, il fait office de preuve en cas de litiges entre des collaborateurs. En effet, il peut retracer les évènements ou encore les projets ou décisions. C’est donc également un outil juridique.
Les informations essentielles lors de la saisie de comptes rendus de réunion
Lors de la saisie de comptes rendus de réunion. Ces documents se composent de 5 parties, à savoir : l’en-tête, l’annonce des thématiques de la réunion, le développement qui retrace la réunion, la conclusion et les documents complémentaires.
L’en-tête se composera du numéro, de l’heure et du lieu de la séance de réunion. Les participants et le but de la réunion seront aussi énoncés. La seconde partie du compte rendu, quant à elle, annonce les sujets à débattre et ceux à valider. De plus, les résultats et l’intervention des collaborateurs peuvent être évoqués.
Le développement du compte rendu, quant à lui, relatera les divers échanges oraux, et par ailleurs, les faits et les problématiques (de manière chronologique). Ainsi, dans une séance de suivi de projet, il vous faudra donner le contexte de la séance. Dans cet exemple, vous devrez remettre en lumière les activités prévues entre l’ancienne réunion et la séance du jour. De cette façon, le document retranscrira toutes les actions effectuées entre ces deux échéances.
Les points de blocages et le plan d’action devront être décrits. Sachez que le responsable de l’activité, le résultat souhaité et le calendrier peuvent faire partie du compte rendu. Par ailleurs, un vote peut être organisé. Dans ce cadre, il conviendra d’énoncer : la série de questions, le nombre de participants au vote et les mesures envisagées en fonction du vote.
Enfin, les annexes sont non obligatoires. Vous pourrez retrouver des budgets et des rapports ou encore des graphiques. Elles viendront étayer les propos de la réunion sous forme d’illustration ou de contenu rédactionnel.
À qui confier la saisie du compte rendu de réunion ?
Nous conseillons de faire appel à une agence spécialisée employant des collaborateurs compétents pour la saisie de vos comptes rendus comme AMK France. Pour cela, il faudra vous renseigner sur les avis et recommandations des clients de l’agence et l’expérience de celle-ci dans ce domaine. Cette dernière pourra vous fournir un devis et sera disponible à vos moindres questions
Sachez que plus elle dispose d’années d’expérience et de clients, plus sa notoriété sera importante.
En revanche, nous vous déconseillons de vous rendre sur les sites non sécurisés où les prestations sont peu décrites. L’agence devra être transparente sur ses prestations.