La réunion de copropriété, ou l’AG, a lieu une fois par an environ. Elle réunit les copropriétaires ou leurs représentants, le syndic et le président de séance. C’est alors un moment pour voter les futurs travaux et le budget de l’immeuble. Pour cette AG, un compte de réunion de copropriété devra être établi. Ainsi, afin de réaliser un compte rendu précis et clair, certains critères et règles sont importants. Un prestataire externe peut se rendre disponible pour rédiger ce type de compte rendu.
Les critères d’un compte rendu de réunion de copropriété clair et précis
Le compte rendu d’une réunion de copropriété est clair et bien structuré. Une partie sera dédiée à la page de garde. Sur cette dernière, le nom de la résidence ou de l’immeuble doit figurer. De plus, seront indiqués : la date, l’heure et le lieu de la réunion.
Toujours sur cette page de garde, on retrouve l’ordre du jour et la citation des éléments joints présents en annexes. Enfin, une partie de la page de garde sera dédiée aux prénoms et noms des copropriétaires présents le jour de l’assemblée générale, ceux représentés et absents. Les tantièmes ou millièmes de la copropriété représentée par ces derniers seront énoncés.
Une fois la page de garde conçue, les points abordés lors de la réunion sont notés. Toutes les questions de l’ordre du jour sont considérées. Le résultat des votes devra être abordé en stipulant les copropriétaires opposés au choix ou abstenus de prendre une décision. Il ne faudra pas oublier de mentionner les tantièmes ou millièmes représentés par ces derniers.
Le compte rendu considérera aussi les réserves formulées par ceux qui ont voté contre.
Enfin, vous retrouverez une partie signature où le président, les scrutateurs et le secrétaire doivent déposer leur signature. Veuillez parapher l’ensemble des pages. Vous n’oublierez pas de rédiger aussi une conclusion efficace et précise.
Les obligations légales à respecter lors de la rédaction
Le compte rendu des décisions prises lors de la réunion est obligatoirement rédigé. La signature est également obligatoire. Cette dernière doit être déposée à la fin de l’AG ou au maximum sous un délai de huit jours par le secrétaire, le scrutateur et le président de séance.
Quant au syndic, des missions lui sont confiées. Il est chargé d’inscrire les procès-verbaux chronologiquement au sein d’un registre. Ce registre peut être sous une forme électronique. Le cas échéant, la feuille de présence et les comptes rendus sont signés de la même manière.
Pour rappel, le résultat de chaque question de l’AG devra être mentionné. De même, seront rédigés le nom et le nombre de voix des personnes ou associés qui se sont opposés à la décision. Ceux qui se sont abstenus et assimilés à un copropriétaire défaillant seront aussi énoncés.
De plus, les réserves énoncées par les copropriétaires devront être étudiées. Enfin, certains copropriétaires recourent à une visioconférence ou audioconférence. Il faudra les considérer pour connaître leur vote.
Le compte-rendu devra indiquer le mandat de vote distribué par le référent (président ou membre du conseil syndical ou président de séance) lors des mandats de vote octroyés par un copropriétaire sans connaissance du nom du mandataire.
Pourquoi externaliser la rédaction de votre compte rendu de copropriété ?
Si vous faites appel à un prestataire réputé, vous obtiendrez un gain de temps pour la rédaction du compte rendu de copropriété. En effet, les assemblées générales sont récurrentes, donc autant externaliser la rédaction de ce document de plusieurs pages.
Tout copropriétaire qui fait la demande d’une copie du compte rendu pourra en bénéficier. Il est de ce fait important de rédiger du contenu qualitativement et de l’externaliser. En effet, cela vous épargnera des désagréments.
Choisissez une entreprise qui vous donnera un devis détaillé avec des informations transparentes. Ce prestataire externe qualifié devra considérer l’ensemble des mentions à inclure lors de la rédaction du compte rendu.