Chaque mois, la saisie des factures, des relevés bancaires et des notes de frais prend des heures dans une entreprise. Reste à savoir si un prestataire extérieur vaut la peine, et à quelles conditions.
Cet article vous explique ce que recouvre cette externalisation et comment la mettre en place sans mauvaise surprise.
Pourquoi confier la saisie comptable à un prestataire ?
Confier la saisie libère du temps pour gérer l’activité. Avec 300 factures fournisseurs par mois, la saisie peut prendre de 40 à 75 heures.
Le prestataire apporte des outils de saisie et une supervision de professionnel, mais la qualité dépend du cabinet choisi. Pour le détail des économies possibles, voyez les avantages de l’externalisation de la saisie de factures.
Un logiciel seul coûte 240 à 720 € HT par an pour une TPE, mais il ne remplace ni le contrôle des écritures ni le temps de saisie. Additionnez ces coûts internes, puis comparez le total aux honoraires du prestataire.
Périmètre : de la saisie seule à la comptabilité complète
Saisie seule
La saisie seule couvre l’enregistrement de vos factures d’achat et de vente, de vos règlements et de vos opérations bancaires.
Dans votre devis, vérifiez aussi si les notes de frais et le classement des justificatifs sont inclus. Pour comparer les prix et devis de saisie des factures, gardez ce même périmètre.
Externalisation partielle
En externalisation partielle, vous gardez la saisie des factures, et le cabinet contrôle vos comptes et prépare les comptes annuels.
Autre formule : le cabinet fait la saisie et le suivi courant, et vous envoyez les justificatifs. Dans les deux cas, la lettre de mission doit dire qui fait quoi.
Comptabilité complète
Une comptabilité complète couvre la tenue, la révision, les déclarations et les comptes annuels.
| Tâche | Réel normal de TVA | Simplifié de TVA |
|---|---|---|
| Déclaration de TVA | Chaque mois, ou chaque trimestre si la TVA annuelle est sous 4 000 € | Une fois par an |
| Tenue et révision | Comprises | Comprises |
| Comptes annuels | Bilan, compte de résultat | Idem |
Repérez dans le contrat : tenue, révision, déclarations fiscales, comptes annuels.
Cherchez aussi la liasse fiscale, liée à la déclaration annuelle de résultats.
Si une tâche manque, faites-la ajouter par écrit avant de signer.
Combien coûte une saisie comptable externalisée en France ?
Les montants changent selon les tâches comprises dans l’offre. Avant de comparer deux devis, vérifiez qu’ils portent sur le même périmètre, surtout pour les déclarations, la clôture et les comptes annuels.
Pour comparer les prix, voyez les services de saisie de données :
- À l’heure : 60 à 90 € HT.
- À la pièce : à partir de 1,50 € HT par facture.
- Forfait SASU de services : à partir de 2 100 € HT par an.
Faites séparer le forfait de base des travaux facturés en plus. Demandez notamment le prix de la clôture, des déclarations et des régularisations.
Conformité et responsabilités : ce que la délégation change
Confier la saisie ne vous décharge pas. L’entreprise reste responsable de ses pièces et doit les conserver dix ans après la clôture de l’exercice, même si le prestataire les traite.
Vérifiez d’abord que votre prestataire est habilité à faire cette saisie, sinon elle peut relever des experts-comptables. Pour numériser vos justificatifs papier, voyez numérisation de documents.
Un prestataire non inscrit à l’Ordre des experts-comptables ne peut pas tenir vos comptes de façon habituelle, en son nom et sous sa responsabilité. En 2022, la Cour de cassation a jugé que cette règle valait pour une saisie confiée à un sous-traitant non inscrit (affaire n° 21-85.594).
Ce qu’il faut vérifier avant de signer un contrat
Confidentialité des données
Demandez au prestataire qui peut consulter vos factures et vos relevés bancaires, et dans quel pays ses serveurs stockent les données.
Exigez aussi un identifiant unique pour chaque utilisateur et une politique de mots de passe. Ces deux règles limitent les accès non autorisés à vos comptes.
Dépendance au prestataire
Demandez dans le contrat comment récupérer vos données en fin de mission : journaux, balances, grand livre, bilan et compte de résultat.
Vérifiez aussi le préavis de résiliation : il peut être de trois mois, avec une indemnité si vous ne le respectez pas. Pour savoir combien de temps garder vos pièces, voyez les solutions d’archivage numérique.
Forfait et options
Avant de signer, vérifiez dans le devis ces points :
- la saisie des pièces et le contrôle des comptes sont-ils inclus dans le forfait ;
- les déclarations de TVA sont-elles comprises ;
- les comptes annuels sont-ils compris ;
- une mission dite complète peut laisser de côté certaines prestations, donc demandez la liste exacte de ce qui est inclus.
Ce que le devis doit séparer
- Exigez un devis en trois parties : socle, options et travaux hors forfait.
- Faites chiffrer chaque option séparément.
- Demandez le prix des travaux hors forfait.
- Faites écrire la règle de facturation si le nombre de pièces dépasse le volume prévu.
Saisie hors de France : protection des données à encadrer
Un prestataire installé hors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen reste soumis aux règles de protection des données personnelles.
Dans ce cas, le transfert doit offrir un niveau de protection suffisant. Demandez quel mécanisme il utilise : décision d’adéquation, clauses contractuelles types ou règles internes contraignantes.
Transfert hors UE
Ce qui marche
Vérifier que le pays du prestataire est reconnu adéquat, comme la Suisse ou le Royaume-Uni, ou que le destinataire américain participe au cadre UE–États-Unis.
À éviter
Signer avec un prestataire hors UE sans savoir sur quel mécanisme repose le transfert, ni s’il a évalué la protection du pays.
Comment externaliser sa saisie comptable, étape par étape
Comptez les factures, opérations bancaires et notes de frais sur une période habituelle, un mois par exemple. Notez aussi les tâches que vous gardez en interne.
Avec ces chiffres, demandez des devis sur le même périmètre, avec tâches, honoraires, délais et responsabilités écrits. Pour cadrer ces points, voyez la saisie de données externalisée.
Organiser le circuit
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Fixez un jour d’envoi
Même jour chaque mois. Repère : les déclarations partent à temps.
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Rassemblez les pièces
Factures d’achat et de vente, relevés bancaires et notes de frais.
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Contrôlez chaque document
Vérifiez qu’il est lisible et complet, gardez une copie.
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Suivez chaque mois
Repère : la saisie est à jour à la date convenue.
Confier la saisie comptable libère du temps, mais seulement si le prestataire est habilité et si le devis précise ce qui est inclus. Vous restez responsable de vos pièces, donc vérifiez chaque tâche avant de signer.
Pour la suite, comptez vos factures, opérations bancaires et notes de frais sur un mois, puis demandez des devis sur le même périmètre.
Foire aux questions
Une très petite entreprise peut-elle externaliser sa saisie comptable ?
Oui, une très petite entreprise peut externaliser sa saisie comptable. Elle peut ne confier que certaines tâches, par exemple la saisie des factures, à condition que le prestataire respecte les règles qui encadrent la profession d’expert-comptable.
Peut-on changer de prestataire comptable en cours d’exercice ?
Oui, c’est possible, mais les conditions sont celles de votre contrat. Avant de mettre fin à la mission, vérifiez le préavis, les honoraires restant dus et les éventuelles indemnités.
Faut-il garder un logiciel de comptabilité en interne après externalisation ?
Cela dépend des tâches que vous gardez en interne. Si vous saisissez encore des pièces, il vous faut un logiciel de comptabilité.
Dans tous les cas, demandez au prestataire qui saisit les pièces, qui contrôle les comptes et comment vous accédez à vos données.
Les pièces comptables doivent-elles être conservées après la fin de la mission ?
Oui. Vous devez garder les livres comptables et les pièces justificatives pendant dix ans après la clôture de votre exercice, c’est-à-dire la fin de votre année comptable.
Cette obligation reste la vôtre après la mission : le prestataire qui a saisi vos pièces ne vous en décharge pas.
