Aujourd’hui, de nombreuses entreprises se sont tournées vers l’externalisation de la saisie de factures pour une meilleure comptabilité. Le fait que cette longue tâche peut être transférée à un partenaire offre des avantages en termes de coût, de gain de temps et de précision. Voici les intérêts de l’externalisation de la saisie des factures pour l’entreprise.
Externaliser la saisie de facture pour optimiser les coûts et gagner du temps
La saisie de facture est une activité plus ou moins standard, mais qui peut être exigeante en ressources pour une entreprise qui doit gérer un nombre élevé de factures.
Que ce soit régulier ou non, cela signifie que faire travailler le personnel en interne sur la tâche prendra non seulement du temps pour eux, mais aussi, cela ajoutera des coûts pour vous. Il est donc avantageux que le travail de la saisie de facture soit externalisé, cela signifie que votre équipe a plus de temps à consacrer à des activités à forte valeur ajoutée pour l’entreprise.
Ces activités peuvent inclure, l’amélioration de la performance des produits et de la stratégie, l’optimisation des processus, et d’autres. L’externalisation de la saisie des factures signifie que la responsabilité de l’administration peut être déplacée à une source externe, la libérant pour faire des économies et être plus performant sur d’autres aspects du business.
Des factures plus précises et conformes grâce à l’externalisation
La précision est un facteur important en gestion comptable, car toute erreur dans la saisie de factures peut aboutir à de sérieuses conséquences, comme des problèmes avec le trésorier, ou bien même des sanctions légales. Les prestataires spécialisés ayant l’expérience en externalisation de la saisie de facture recrutent des employés qualifiés connaissant parfaitement les techniques de saisie et les leçons comptables.
De plus, ils ont généralement plusieurs logiciels et autres technologies performantes qui détectent automatiquement les erreurs possibles et assurent la conformité des données. L’un des avantages principaux de l’out sourcing est que les fournisseurs suivent de plus près les nouvelles normes de comptabilité et de fiscalité.
Ainsi, toutes les factures dont les prestataires s’occupent, seront ordonnées avec les lois et réglementations locales, et même internationales. Ce critère est effectivement dans la liste des priorités, surtout pour les entreprises qui reçoivent des factures de l’étranger, avec différentes monnaies. En collaborant avec des spécialistes, vous réduisez le risque d’erreurs de conformité et garantissez la fiabilité de la comptabilité.
Flexible et meilleure gestion des variations d’activité de l’entreprise
L’externalisation de la saisie de factures offre une flexibilité que les équipes internes ne peuvent pas toujours apporter. Ainsi, lorsqu’il s’agit des périodes de forte activité, comme la fin d’une année fiscale, les périodes de Noël, un intervenant externe est capable de fournir des moyens additionnels pour traiter la saisie des factures. Cependant, lors des périodes de moins d’activités, ils sont capables d’adapter les services pour répondre à un manque de demande, ce qui permet d’éviter des frais et de réduire les coûts.
Cela étant dit, une telle flexibilité est encore plus utile lorsqu’on tient compte que les fournisseurs de services avec lesquels vous traitez sont souvent équipés pour travailler en temps réel. C’est donc pour cela que vous pouvez facilement obtenir des informations mises à jour en temps et en heure. En conséquence, cela simplifie la vie du trésorier qui doit gérer les variations et permet aussi de garder une trace de votre situation financière.
Dans un monde économique qui change constamment de façon permanente, un tel niveau de réactivité peut aider votre entreprise à mieux prévoir les demandes et à intervenir rapidement en fonction des résultats obtenus dans le cadre de ses stratégies financières. Faites appel à une agence comme AMK France pour vous accompagner dans cette mission.