PV d'assemblée générale : rédaction, délais et conseils
Le PV appelé procès-verbal est un document qui permet de retranscrire de façon objective les échanges qui ont lieu lors d’une Assemblée Générale et de détailler les accords conclus au terme de l’AG. Mais, qu’en est-il de la rédaction de ce document et des délais à respecter ? Nous vous expliquons tout au sujet des PV dans la suite de cet article.
Tout savoir sur la rédaction d’un PV d’assemblée générale
Dans le cadre d’une Assemblée Générale, le choix de la personne en charge de la rédaction d’un procès-verbal est moins encadré que pour un CSE par exemple.
Ainsi, cela peut être un secrétaire de séance, comme c’est souvent recommandé, ou une autre personne interne à l’entreprise comme le dirigeant ou le président du conseil d’administration. Un rédacteur externe professionnel peut aussi être choisi. Il est simplement indispensable que cette personne soit compétente et désignée en amont.
Le contenu d’un procès-verbal suite à une AG varie selon le statut juridique de l’organisation : association, société en nom collectif (SNC), société anonyme (SA), etc.
Mais, en règle générale, ce PV doit reprendre les éléments des débats avec les différents avis, même ceux qui ne soutenaient pas le projet finalement voté. Sachez que lors d’une AG, la rédaction d’un procès-verbal est obligatoire, car c’est un document exigé par le greffe du tribunal.
Ce document sert essentiellement de témoin pour les décisions prises par les participants à l’Assemblée Générale.
Les délais d’un PV d’assemblée générale
Lorsque l’on se lance dans la rédaction d’un procès-verbal après une Assemblée Générale, sachez qu’il n’existe aucun délai légal pour terminer ce document et le faire signer par les différents partis.
Cependant, il est préférable de s’occuper du PV rapidement après la fin de l’AG pour plusieurs raisons. Si la personne chargée de la rédaction de ce document s’y prend rapidement, elle fournira un procès-verbal clair, les informations seront encore claires dans sa tête. Ce sera plus simple d’expliquer telle ou telle situation.
Si plusieurs jours, voire plusieurs semaines s’écoulent entre la fin de l’AG et le début de la rédaction du document, ce sera sûrement plus compliqué de considérer tous les éléments en détail.
C’est pourquoi, même si aucun délai légal n’est établi, il est fortement recommandé d’établir la rédaction du PV d’Assemblée Générale à la fin de la réunion.
Si vous craignez de manquer de temps après la réunion et que vous pensez ne pas pouvoir faire le PV immédiatement, faites appel à une agence externe comme AMK France !
Conseils pour réussir un procès-verbal
Un des premiers conseils que nous pouvons vous partager afin de réussir un procès-verbal d’Assemblée Générale est de faire appel à une entreprise externe qui vous proposera un service personnalisé. Par exemple, AMK France propose de s’occuper de la rédaction du PV en étant présente notamment lors de l’AG.
Cette méthode a plusieurs avantages comme le gain de temps évoqué précédemment, mais pas seulement. En faisant appel à un partenaire extérieur pour cette mission, vous vous assurez que le procès-verbal est réalisé dans les règles de l’art, garantissant un maximum de neutralité. L’expert de l’entreprise prend, en effet, parti pour personne, ce qui limite aussi les litiges au sein de votre société.
Autre intérêt, le fait de connaître les mentions spécifiques à la forme juridique de l’organisation. Par exemple, pour l’Assemblée Générale d’une SARL, il faut préciser sur le document l’identité et la qualité du président ainsi que le nombre de parts sociales détenues par tous les associés.
Les règles de rédaction et les délais de retranscription d’un PV ne sont pas sans impact. Connaissez chaque détail pour réussir votre prochain PV d’Assemblée Générale.