Lorsque vous assistez à une réunion du conseil municipal, il est de la plus haute importance de rédiger un compte rendu structuré afin que les membres de la réunion puissent en ressortir en sachant exactement ce qu’ils doivent faire ; il est également crucial de démontrer en toute clarté ce qui a été discuté, pourquoi et quelles sont les prochaines étapes. Un compte rendu doit être complet, mais concis. Le lecteur ou la lectrice doit réussir à lire l’essentiel d’une réunion sans information de fond. Voici quelques conseils pour rédiger un compte rendu structuré pour une réunion du conseil municipal.
La préparation avant la réunion du conseil municipal
Une préparation soigneuse est essentielle pour réussir un compte rendu. Avant la réunion, informez-vous sur les points de discussion du jour, afin de savoir à quoi s’attendre pour mieux préparer son compte rendu. Grâce à cela, vous anticiperez les aspects qui nécessiteront une attention particulière et vous aideront à structurer vos notes en conséquence. Vérifiez aussi les documents, rapports et mémos qui vous semblent importants pour vous familiariser avec les sujets.
Ensuite, planifiez les outils dont vous avez besoin pour prendre des notes. Y a-t-il un carnet que vous souhaitez apporter, ou préférez-vous un ordinateur portable ? Où êtes-vous assez qualifié pour utiliser un enregistreur ? Peu importe ce que vous choisissez, assurez-vous d’avoir vos outils à disposition lorsque cela débute. Cette préparation s’assure que vous êtes prêt à enregistrer efficacement ce qui se passe.
Prise de notes structurée pendant la réunion
Lors de la réunion, structurez votre prise de notes. La première et la plus évidente à prendre lors de la première réunion est l’ordre du jour. Cela veut dire que la structure des notes lors de la réunion doit suivre le même ordre. Les conversations et les arguments qui vous semblent les plus importants, ainsi que les points de vue qui divergent les uns des autres, sont à noter. Cependant, l’élément le plus essentiel est la décision finale, elle devrait être mise en avant. Utiliser un langage clair et précis, sans entrer dans les détails. Le but de ce document est de donner un bref aperçu de l’essentiel.
Enregistrer les noms des personnes qui prennent la parole pour évoquer un sujet important et également ceux qui s’opposent ou qui au contraire sont d’accord. Cette information permet au lecteur d’obtenir un contexte et de déterminer quels sont les partis qui soutiennent la discussion. Pour les discussions bruyantes ou complexes, il peut être utile d’enregistrer l’événement pour pouvoir compléter la transcription plus tard à des fins de transparence.
Rédigez votre compte rendu final dès la fin de la séance
Une brève introduction qui rappelle la date et le lieu de l’évènement, l’ordre du jour et une liste des participants suffiront pour donner un aperçu global du contexte de la réunion.
Divisez ensuite votre document en sections correspondant aux points soulevés dans l’agenda. Indiquez de façon claire et précise les préoccupations qui ont été prononcées, les contre-arguments et la prise de décision finale. Restez neutre et factuel sans apporter d’opinions personnelles pour garantir l’objectivité du rapport.
Utilisez un langage clair et accessible à tout le monde, y compris à ceux qui n’ont pas assisté à la réunion. Enfin, résumez les résolutions les plus pertinentes et toutes les actions à entreprendre. Ce contrat sera la première lecture pour les autres membres de votre organisation et un plus large public comme les habitants de la commune. Avant de distribuer ce rapport, assurez-vous de lire et de corriger tous les aspects clés. Plusieurs personnes doivent relire le rapport avant de le partager à toutes les personnes concernées. Un compte rendu sérieux est la clé pour que votre conseil municipal soit crédible.