Le déploiement des technologies de l’information et de la communication en entreprise a fait naître la question du recours à la visioconférence pendant les réunions du comité social et économique (CSE). Développée au moment de la crise sanitaire, la visioconférence s’avère finalement utile en diverses circonstances.
Choix de la plateforme de visioconférence
Sélectionnez une plateforme de visioconférence adaptée aux besoins de votre entreprise et compatible avec le nombre de participants attendus. Des options populaires incluent Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Cisco Webex, etc.
Fixer une date et une heure
Coordonnez avec les membres du CSE pour convenir d’une date et d’une heure qui conviennent à la majorité des participants. Assurez-vous que la date choisie respecte les dispositions légales et contractuelles concernant la convocation des réunions du CSE.
Envoyer les invitations
Envoyez des invitations avec les détails de la réunion, y compris le lien de la visioconférence, la date, l’heure et l’ordre du jour prévu. Vous pouvez utiliser les outils de calendrier de votre entreprise ou des e-mails pour envoyer les invitations.
Préparer l’ordre du jour
Élaborez un ordre du jour détaillé qui inclut les points à aborder lors de la réunion. Consultez les membres du CSE pour recueillir leurs contributions à l’ordre du jour et assurez-vous de respecter les délais requis pour l’envoi de documents préparatoires.
Assurer la sécurité de la réunion
Si nécessaire, mettez en place des mesures de sécurité pour garantir que seuls les membres du CSE et les personnes autorisées peuvent participer à la réunion.
Test de la technologie
Avant la réunion, effectuez des tests de connexion pour vous assurer que tous les membres du CSE sont en mesure d’accéder à la visioconférence et qu’ils sont familiers avec le fonctionnement de la plateforme choisie.
Faciliter la réunion
Pendant la réunion, assurez-vous de suivre l’ordre du jour établi et de permettre à chaque membre du CSE de s’exprimer sur les sujets abordés. Utilisez les fonctionnalités de la plateforme de visioconférence pour partager des documents et des présentations si nécessaire.
Prendre des notes et documenter les décisions
Assignez à quelqu’un la responsabilité de prendre des notes pendant la réunion et de documenter les décisions prises, les actions à entreprendre et les points de suivi.
Suivi des actions
Après la réunion, assurez-vous de faire le suivi des actions convenues et des décisions prises lors de la réunion du CSE.
En suivant ces étapes, vous devriez pouvoir organiser efficacement une réunion du CSE en visioconférence.