Depuis le 1er juillet 2022, l’article L. 2121-15 du Code général des collectivités territoriales impose des mentions précises dans chaque procès-verbal de conseil municipal.
Avant de signer, il faut savoir quelles mentions sont obligatoires et lesquelles ne le sont pas. Cet article vous explique ces règles, du contenu du PV à sa conservation.
Ce que le PV doit obligatoirement contenir
Depuis le 1er juillet 2022, l’article L. 2121-15 du CGCT impose des mentions précises dans le procès-verbal de chaque séance du conseil municipal.
Avant de signer, vérifiez que chacune de ces mentions y figure. Pour le détail, voyez le guide de rédaction des PV de conseil municipal.
Le procès-verbal doit comporter :
- la date, l’heure et l’ordre du jour de la séance
- le nom du président, des conseillers présents ou représentés et des secrétaires de séance
- le quorum, soit le nombre de présents requis pour délibérer
- les délibérations adoptées, leurs rapports et les résultats des votes
- pour un scrutin public, le nom de chaque votant et le sens de son vote
Jusqu’où aller dans la teneur des discussions
La teneur des discussions est un résumé. Pour chaque point de l’ordre du jour, notez les opinions exprimées, pas chaque échange mot pour mot : la transcription complète n’est pas exigée.
Gardez les idées et informations utiles pour comprendre chaque décision. Un projet rejeté se mentionne s’il éclaire les échanges. Si cette rédaction vous prend trop de temps, voyez externaliser la rédaction du procès-verbal.
Résumer, pas étiqueter
Ce qui marche
Écrire qu’un élu a demandé une précision sur le budget, puis résumer la réponse donnée.
À éviter
Écrire seulement « demande d’éclaircissement » ou « explication de vote », sans dire ce qui a été dit.
Ce qui marche
Noter une interruption de séance avec son heure et sa raison.
À éviter
Renvoyer à l’enregistrement vidéo : il ne remplace pas le résumé.
Arrêter et approuver le PV à la séance suivante
Le secrétaire de séance rédige le procès-verbal, ou les secrétaires s’ils sont plusieurs. Il est arrêté au commencement de la séance suivante, et aucun délai en jours n’est fixé.
Ensuite, le maire et le ou les secrétaires le signent. Pour faire rédiger votre compte rendu, voyez cette prestation de rédaction de compte rendu de conseil municipal.
Valider le PV
-
Envoyez le projet
Transmettez-le aux élus présents à la séance. Repère : chacun l’a reçu.
-
Prenez leurs remarques
Corrigez le texte selon leurs remarques. Repère : une version finale existe.
-
Faites-le approuver
Soumettez-le à leur approbation, sans vote formel imposé par le CGCT. Repère : le PV est arrêté.
-
Faites-le signer
Le maire et le ou les secrétaires signent. Repère : l’original porte toutes les signatures.
Renouvellement du conseil : quel PV est arrêté
En cas de renouvellement du conseil, la loi ne prévoit aucune exception pour l’arrêt du PV.
Le nouveau conseil arrête donc le procès-verbal de la dernière séance du conseil sortant, même si les élus qui l’arrêtent n’ont pas siégé à cette séance.
Le PV de la dernière séance du conseil sortant est-il arrêté ? Si non, inscrivez-le à l’ordre du jour de la première réunion du nouveau conseil.
Convoquez cette réunion au moins trois jours francs à l’avance, quelle que soit la taille de la commune.
Pour savoir qui doit le signer, voyez qui signe le procès-verbal du conseil municipal.
Publier le PV et le rendre accessible
La publication en ligne et sur support papier
Publiez le PV dans la semaine qui suit la séance au cours de laquelle il a été arrêté. Comptez donc sept jours à partir de cette séance pour ne pas dépasser le délai.
En revanche, le PV n’a pas à être affiché en mairie, car la loi ne l’impose pas. Pour le détail, voyez la page sur l’affichage du PV en mairie.
Le PV doit être accessible sous deux formes :
- Si votre commune a un site internet, mettez le PV en ligne de façon permanente, accessible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24.
- Mettez aussi un exemplaire papier à la disposition du public en mairie.
- Cet exemplaire papier doit être disponible dans la semaine qui suit la séance d’arrêt du PV.
La communication sur demande
Si la commune ne répond pas dans le mois, son silence vaut refus. Notez la date d’envoi de votre demande et relancez la mairie sans attendre que le délai soit dépassé, car un silence ne vous donne aucun document.
Liste des délibérations : un document distinct du PV
La liste des délibérations est un document distinct du procès-verbal. Elle sert à informer le public des délibérations examinées pendant la séance. Le PV, lui, restitue le déroulement de la séance et les décisions prises.
Si vous devez garder une trace de ce qui s’est dit et décidé, ne vous contentez pas de la liste : il vous faut le PV.
Publier le PV ne rend pas une délibération exécutoire.
| Critère | Liste des délibérations | Procès-verbal |
|---|---|---|
| Objet | Les délibérations examinées pendant la séance | Le déroulement de la séance et les décisions prises |
| Délai de publication | Une semaine après la séance | Une semaine après son arrêt |
| Formalités | Affichage en mairie, mise en ligne si le site existe | Publication, sans affichage obligatoire |
Conserver le PV comme archive définitive
Une fois arrêté et signé, le procès-verbal ne doit jamais être jeté. C’est un document d’archives, qui est destiné à être conservé définitivement.
Gardez l’original, sur papier ou sur support numérique, dans des conditions qui en assurent la pérennité.
Original papier ou électronique
Original papier
- Reliez le PV dans le registre des délibérations.
- Conservez ce registre définitivement, sans le séparer de ses pages.
Original électronique
La mise en ligne n’est qu’une copie. Elle peut être maintenue pendant au moins un an, mais elle ne remplace pas l’original.
Avant de signer un procès-verbal de conseil municipal, vérifiez que chaque mention obligatoire y figure et que les discussions sont résumées, pas recopiées. La liste des délibérations ne le remplace pas.
Votre prochain pas : relisez le PV avec la liste des mentions, puis faites-le arrêter à la séance suivante. Si une mention manque, demandez la correction avant toute signature.
Foire aux questions
Un prestataire extérieur peut-il rédiger le PV à la place du secrétaire de séance ?
Non, le prestataire ne remplace pas le secrétaire de séance, qui doit rédiger le procès-verbal. Il peut l’aider à mettre le texte en forme, mais c’est le secrétaire qui le relit, le valide et répond de son contenu.
Un conseiller peut-il refuser de signer le PV ?
Non, un conseiller qui n’est pas secrétaire de séance n’a pas à signer le PV. Seuls le maire et le ou les secrétaires de séance le signent. En revanche, il peut demander une correction avant que le texte soit arrêté.
Un élu peut-il demander que son intervention complète figure dans le PV ?
Non, pas dans son intégralité. Le PV ne reprend pas chaque intervention mot pour mot : il en résume les opinions. En revanche, vous pouvez demander une correction avant que le PV soit arrêté, pour que votre position y figure fidèlement.
