Chaque facture fournisseur doit être recopiée dans votre logiciel, champ par champ : numéro, date, montant, TVA.
Quand le volume grossit, la question se pose : faut-il garder ce travail en interne ou le confier à un prestataire ?
Dans cet article, nous vous expliquons ce que couvre la saisie externalisée, comment elle fonctionne, ce qu’elle coûte et comment choisir.
Qu’est-ce que la saisie de données externalisée ?
La saisie de données consiste à faire entrer des informations dans un fichier, une base, un CRM ou un logiciel métier. L’externaliser, c’est confier ce travail à un prestataire extérieur.
Les supports sont variés : papier, PDF, scans, formulaires, tableurs, fichiers exportés ou bases existantes. Plus le support est difficile à lire, plus le cadrage doit être précis.
Faire saisir des factures ne porte pas la même responsabilité que faire tenir les comptes. La tenue habituelle de la comptabilité par un prestataire extérieur relève d’un expert-comptable inscrit au Tableau de l’Ordre. Pour une simple saisie, vérifiez d’abord ce que la mission couvre réellement.
Quelles tâches peut-on confier à un prestataire ?
Saisie de données et documents
Hors comptabilité, un prestataire peut saisir des formulaires, des enquêtes, des questionnaires, des coupons-réponse, des tableaux, des relevés et des documents administratifs.
Il peut aussi intégrer des fiches produits, mettre à jour votre CRM (logiciel de gestion de la relation client), enrichir une base clients, supprimer les doublons et reprendre des archives.
Pour un annuaire de contacts, voyez notre offre de saisie d’annuaire.
Pré-comptabilité et saisie comptable
Distinguez la préparation des pièces de l’enregistrement comptable :
- Collectez les factures fournisseurs, les notes de frais et les relevés bancaires, puis classez-les.
- Faites un premier rapprochement avec le relevé bancaire.
- Saisissez les ventes, achats, règlements et dettes dans les journaux, registres où chaque opération est notée par date, puis reportez-les dans le grand livre.
Périmètre comptable étendu
Au-delà de la saisie, une mission élargie couvre aussi :
- Le lettrage, qui relie chaque paiement à sa facture
- Les rapprochements bancaires et les déclarations de TVA
- La paie et les déclarations sociales
- Les comptes annuels et la liasse fiscale, les déclarations de fin d’année
Ce qui vous revient
-
Décisions de gestion
Vous tranchez sur les paiements, les prix et les investissements.
-
Validation avant dépôt
Avant tout dépôt de TVA ou de liasse, c’est à vous de relire et de valider.
Comment organiser une prestation de saisie étape par étape
La prestation commence par un cadrage écrit. Listez les documents, les volumes, les champs à remplir, les règles de saisie, les formats attendus et les délais.
Sans cette liste, le devis ne tient pas. Pour la préparer, voyez numérisation de vos documents papier.
Pour mettre en production :
- Rédigez les consignes et désignez un référent côté client.
- Configurez les outils avant le premier fichier.
- Fixez un calendrier de livraisons régulier.
- Contrôlez champs, cohérence et doublons à chaque lot.
Suivre chaque lot
-
Exigez les signalements
Chaque lot de 500 dossiers signale les illisibles et les manquants.
-
Décidez qui tranche
Une personne désignée tranche chaque anomalie.
Combien coûte une saisie de données externalisée ?
Tarifs à l’heure pour la saisie spécialisée
Pour une saisie administrative spécialisée, comptez de 30 à 50 € HT de l’heure. Une heure de saisie comptable facturée par un expert-comptable coûte de 60 à 90 € HT, et certains travaux peuvent aller jusqu’à 90 € HT.
Gardez donc l’expert-comptable pour ce qui relève de la tenue de comptabilité. Pour comparer les devis, voyez les prix détaillés des forfaits externalisés.
Forfaits mensuels pour la tenue comptable
Un forfait mensuel ne donne pas le prix de la saisie seule : il couvre des tâches comptables différentes. Le prix varie avec le volume, le format, la complexité, le délai et le niveau de contrôle. Comparez d’abord les tâches incluses.
Voici les forfaits selon la taille de votre entreprise.
| Critère | TPE de 3 à 10 salariés | PME de 10 à 50 salariés |
|---|---|---|
| Prix mensuel HT | 150 à 300 € | 300 à 800 € |
| TVA et bilan | Inclus | Inclus |
| Déclarations sociales | Incluses | Incluses |
Demandez si le devis inclut une double vérification, les corrections et le traitement des anomalies. Une double vérification peut être prévue selon la mission.
Avantages et limites : un gain qui dépend du cadrage
Les gains attendus
Confier la saisie répétitive à un prestataire libère du temps à vos équipes. Elles peuvent alors se consacrer à leurs autres missions, plus utiles à l’entreprise.
Un renfort extérieur absorbe aussi les pics d’activité, qu’il s’agisse d’un retard, d’une migration de fichiers ou d’une campagne de collecte. Pour mesurer les gains sur la saisie de factures, voyez avantages de l’externalisation de la saisie de factures.
Voici deux exemples de volumes traités :
- 2 282 lignes Excel traitées en cinq semaines avec trois opérateurs.
- 5 178 questionnaires saisis directement dans un CRM.
- Demandez le volume et le délai dans le devis pour comparer les offres.
Les risques à maîtriser
Pour limiter les erreurs, surveillez ces sources et demandez ces indicateurs :
- Documents difficiles à lire, champs mal compris, doublons ou format de fichier non respecté : contrôlez-les avant la livraison.
- Taux d’erreur de votre prestataire.
- Délai moyen de correction.
- Nombre de retours nécessaires pour corriger les données.
Ce qu’il faut vérifier avant de choisir un prestataire
Tester la capacité sur un lot mixte
Avant de signer, cadrez par écrit les documents, volumes, formats, règles métier, outils et délais. Puis testez un lot mêlant factures nettes et scans imparfaits ou tableaux irréguliers.
Vérifiez le rendu et les champs sensibles, comme les montants et les dates. Pour ce cadrage, voyez les services d’externalisation de saisie de données.
Cadrer le contrat et le niveau de service
Avant de lui confier votre comptabilité, vérifiez que votre expert-comptable est inscrit à l’annuaire de l’Ordre. Sans cette inscription au Tableau de l’Ordre, il ne peut pas tenir vos comptes.
Le contrat doit fixer :
- le délai de traitement de chaque lot ;
- le taux d’erreur maximal toléré ;
- le délai de correction des erreurs ;
- les contrôles faits avant livraison ;
- le format de restitution des données ;
- qui fournit les documents, qui valide les lots et qui décide du sort des anomalies.
Avant de signer
- Relire les délais de traitement.
- Vérifier le taux d’erreur maximal.
- Écrire qui valide chaque lot.
Sécurité et RGPD : le contrat avant le premier fichier
Avant le premier fichier, signez un contrat qui fixe les responsabilités de chacun, la finalité et la durée du traitement, les règles de sécurité et de confidentialité, et la gestion des incidents.
Il doit aussi dire ce que deviennent vos données à la fin du contrat.
Vérifiez avant de signer :
- Chiffrement des données sensibles et des transmissions.
- Accès limités aux personnes habilitées, avec authentification et traçabilité.
- Votre autorisation écrite avant qu’il fasse appel à un autre sous-traitant.
- Hors UE : transfert seulement si la protection est suffisante.
Fin de contrat, exigez restitution ou suppression des données et copies, sauf obligation légale. Pour archiver, voyez l’archivage numérique.
Pour décider, appuyez-vous sur des écrits plutôt que sur des promesses orales. Le cadrage, le contrat et le test sur un lot montrent si l’offre tient vraiment.
Votre prochain pas : listez dès aujourd’hui vos documents, vos volumes et les champs à remplir, puis envoyez cette liste à plusieurs prestataires pour comparer leurs devis.
Foire aux questions
Qu’est-ce que la saisie informatique ?
La saisie informatique consiste à transférer ou à intégrer des informations dans un fichier, une base de données, un CRM ou un logiciel métier.
Concrètement, quelqu’un lit un document et reporte chaque donnée au bon endroit : un nom, une date, un montant.
Quelle durée faut-il prévoir pour mettre en place une prestation de saisie ?
Il n’existe pas de durée fixe : elle dépend de vos volumes et du support.
Prévoyez le temps de quatre étapes : le cadrage, la rédaction des consignes, le traitement d’un premier lot et sa validation. Ce lot test montre si le délai tient avant le lancement complet.
Les données de l’entreprise peuvent-elles être traitées hors de l’Union européenne ?
Oui, vos données peuvent être traitées hors de l’Union européenne, à condition que le transfert respecte le RGPD (le règlement européen sur la protection des données) et offre un niveau de protection suffisant.
Sans les garanties juridiques requises, le transfert n’est pas permis.
