Chaque entreprise produit des factures, des contrats et des bulletins de paie. La loi l’oblige à les garder pendant des années.
Les retrouver vite et prouver qu’ils n’ont pas été modifiés demande une méthode. Cet article vous explique ce qu’est l’archivage numérique, en quoi il se distingue de la sauvegarde et comment il fonctionne.
Qu’est-ce que l’archivage numérique, en clair ?
Une définition en une phrase, sans jargon
L’archivage électronique consiste à identifier, classer et conserver des informations numériques pour les retrouver plus tard. Vous les gardez en ordre, pour les ouvrir quand vous en avez besoin.
On garde ces documents parce que la loi impose de conserver certains d’entre eux pendant une durée précise. L’entreprise a aussi besoin de les ressortir pour son activité, pendant toute la durée nécessaire.
Archivage, sauvegarde et stockage : trois notions distinctes
Stockage, sauvegarde et archivage ne servent pas à la même chose. Pour choisir l’outil adapté à chaque type de document, voyez les solutions d’archivage numérique pour les documents d’entreprise.
| Critère | Stockage | Sauvegarde | Archivage |
|---|---|---|---|
| Rôle | Garder les fichiers sur un support | Créer une copie de sécurité | Conserver les documents selon des règles |
| Utilité | Avoir les fichiers sous la main | Récupérer des fichiers après un incident | Retrouver des documents pendant toute la durée requise |
| Ce qui s’ajoute | Le support | La copie de sécurité | Conservation, classement, accès et suivi |
Avant de choisir une solution, vérifiez qu’elle garantit ces quatre points :
la disponibilité : demandez-vous si vous retrouvez chaque archive quand vous en avez besoin ;
l’intégrité : contrôlez que le document n’a pas été modifié depuis son dépôt ;
la confidentialité : vérifiez que seules les personnes autorisées y accèdent ;
la traçabilité : exigez un journal qui indique qui a fait quoi, et quand.
À quoi sert l’archivage dans une entreprise
Un contrat signé en ligne peut être versé dans un système d’archivage avec sa date et l’identité de son auteur. Il reste consultable pendant sa durée de conservation.
Factures et registres comptables se gardent dix ans après la clôture de l’exercice. Classés en archives, ils se retrouvent pour respecter ce délai ou produire une pièce en cas de litige.
Une entreprise peut archiver plusieurs familles de documents, selon son activité :
- les contrats signés avec ses clients et ses fournisseurs
- les documents internes de l’entreprise
- les pièces comptables, comme les factures
- les déclarations sociales et fiscales
- les transactions bancaires
- les informations sur ses clients, ses fournisseurs et ses salariés
Pourquoi l’identification et l’intégrité décident de la valeur d’une archive
Un écrit électronique a la même force probante qu’un écrit papier, à condition que son auteur soit identifiable et que son intégrité soit garantie.
Concrètement, il faut pouvoir montrer qui a rédigé le texte et prouver qu’il n’a pas été modifié. La norme NF Z42-013, publiée en octobre 2020, fixe les exigences pour y parvenir.
Si le document peut être changé après sa rédaction ou son archivage, rien ne montre qu’il est resté tel quel. Protégez-le contre les modifications, et gardez un journal des événements qui trace chaque versement, consultation, migration et élimination.
Trois types d’archives à ne pas confondre
Les archives courantes
Les archives courantes sont les documents que l’entreprise utilise tous les jours pour travailler. Par exemple, ce sont les données d’un client pendant l’exécution de son contrat.
Ces archives restent accessibles aux services qui les traitent au quotidien, comme le service commercial ou la comptabilité. Elles servent chaque jour, donc il faut les ranger pour les retrouver vite.
Les archives intermédiaires
Comme elles ne servent plus au travail courant mais restent utiles pour un besoin administratif ou juridique, il faut les isoler selon trois règles :
- Limitez-les à un service autorisé, celui qui traite le besoin qui les justifie, par exemple un litige en cours.
- Séparez-les des données courantes, pour que les équipes du quotidien ne tombent pas dessus en travaillant.
- Mettez en place des droits d’accès, parce qu’un simple classement dans un autre dossier ne suffit pas à empêcher un autre service de les ouvrir.
Les archives définitives
Archives définitives
Quand un document devient définitif
- Il a passé les tris prévus.
- Il ne sert plus au travail courant.
Pourquoi il est gardé sans limite
- Il présente un intérêt historique, scientifique ou statistique.
- Sa conservation n’a pas de date de fin.
Archives historiques de l’entreprise
- Documents qui retracent l’activité, les décisions ou l’évolution de l’entreprise.
- Gardés si leur intérêt dure pour l’histoire de l’organisation.
Combien de temps conserver chaque document en France
La durée légale est un minimum. Vous devez garder le document au moins jusqu’à la fin de ce délai, mais rien ne vous interdit de le garder plus longtemps.
Le point de départ compte aussi : le délai court à partir d’une date précise, comme la fin du contrat. Un fichier électronique suit la même durée que le papier.
Voici la durée de conservation des documents les plus courants.
| Critère | Livres comptables et factures | Bulletin de paie | Contrat commercial |
|---|---|---|---|
| Durée | Dix ans | Cinq ans | Cinq ans |
| Précision | Clôture de l’exercice | Bulletin électronique : 50 ans ou 75 ans du salarié | Correspondance comprise |
| Format électronique | Factures : forme d’origine | Disponibilité garantie | Même durée que le papier |
Comment un système d’archivage électronique est organisé
Tout part d’une politique d’archivage. Recensez les documents et les données à conserver, les personnes qui y accèdent et les obligations applicables.
Puis fixez la durée et les règles de tri, de versement, de consultation et de destruction de chaque type. Si vos dossiers sont sur papier, voyez numériser vos documents papier avant de les classer.
Pour organiser vos archives, suivez quatre règles :
- Détruisez les documents dont la durée de conservation est terminée.
- Gardez les archives définitives sur un support séparé des systèmes de production.
- Vérifiez leur intégrité à chaque changement de support et tracez les consultations.
- Si un prestataire traite des données personnelles, encadrez-le par contrat : instructions, confidentialité, sécurité, sous-traitants.
Ce qu’il faut vérifier pour protéger les archives personnelles
Pour les données personnelles, la durée de conservation dépend du but de la collecte. Fixez-la avant d’archiver, puis gardez les données seulement le temps de ce but.
Par exemple, une candidature non retenue n’a pas de raison de rester des années dans vos archives. Au-delà, supprimez les données ou rendez-les anonymes.
Vérifiez ces points avant de garder des archives personnelles :
- Protégez-les contre la perte, la destruction, l’altération et les accès non autorisés.
- Limitez la consultation à un service habilité, et séparez-les des données du quotidien.
- Permettez à chacun d’exercer son droit d’accès, même sur les archives intermédiaires.
- Détruisez les données dont la finalité est atteinte.
Archiver, c’est classer et garder vos documents pour les retrouver quand vous en avez besoin. Ce n’est ni du stockage ni de la sauvegarde.
Avant de choisir un outil, vérifiez ses quatre propriétés : disponibilité, intégrité, confidentialité et traçabilité. Puis rédigez votre politique d’archivage : vos documents, leur durée de conservation et les personnes autorisées à y accéder.
Foire aux questions
Quelle est la différence entre un archivage électronique et un coffre-fort électronique ?
Un coffre-fort électronique protège les documents qui y sont déposés et en trace les opérations. Un système d’archivage électronique ajoute à cela le classement, le cycle de vie et la conservation dans le temps.
Combien coûte la mise en place d’un système d’archivage électronique dans une entreprise ?
Il n’existe pas de prix unique : le coût dépend du périmètre, c’est-à-dire des services concernés, du volume de documents, des fonctions voulues et du mode d’hébergement. Pour le connaître, demandez un devis adapté à votre entreprise.
Que se passe-t-il si une archive électronique est perdue ou altérée ?
Si une archive électronique est perdue ou altérée, votre entreprise peut ne plus pouvoir la consulter ni prouver qu’elle est intacte.
Protégez vos archives par des sauvegardes et des contrôles réguliers. Si elle sert dans un litige, prévenez tout de suite votre responsable juridique.
