Quel est le délai de conservation d’un PV de CSE ?

Le procès-verbal d’une réunion du CSE n’a pas de durée de conservation fixée par la loi. Pourtant, il peut servir longtemps après la séance, quand un engagement est contesté.

Combien de temps faut-il le garder, et à partir de quand ? Cet article fait le point sur les règles, sur la part de choix qui vous revient et sur le rôle du secrétaire.

Qu’est-ce qu’un PV de CSE ?

Le PV consigne ce qui se décide et se dit pendant une réunion du CSE. C’est le secrétaire qui le rédige. Un accord ou le règlement intérieur peut en préciser le contenu.

À défaut, il contient au moins le résumé des délibérations et la décision motivée de l’employeur sur les propositions de la réunion précédente. Pour le détail, voyez ce qu’un PV de CSE doit contenir.

Quatre documents, quatre rôles

Existe-t-il une durée légale de conservation ?

Non, aucun texte ne fixe de durée légale de conservation pour un PV de CSE. Les articles qui encadrent sa rédaction, ses délais, sa diffusion et son enregistrement n’en parlent pas.

Il n’existe pas non plus de point de départ légal, comme la date de la réunion. Vous devez donc choisir vous-même la durée et son point de départ.

Combien de temps garder le PV en pratique ?

Garder un PV pendant dix ans ou plus relève de la bonne pratique, pas d’une obligation légale. Ce délai aide les nouveaux élus à retrouver les décisions des mandats précédents.

Et si vous devez prouver un engagement ancien ? Dans ce cas, gardez le PV plus longtemps. Le secrétaire du CSE est chargé de veiller à sa conservation.

Deux repères reviennent souvent, mais aucun ne fixe la durée de conservation du PV : pour l’envoi à l’employeur, voyez le délai de transmission du PV.

Quand le PV doit-il être établi et transmis ?

Sans accord, le secrétaire établit le PV dans les quinze jours. Il le communique ensuite à l’employeur et aux membres du comité.

Il transmet le PV à l’employeur dans les quinze jours suivant la réunion. Si une autre réunion a lieu dans ce délai, envoyez-le avant elle. Pour savoir combien de temps prend la rédaction du PV.

Un accord ou un cas particulier modifie le délai de quinze jours :

• Un accord conclu selon l’article L. 2312-16 du Code du travail peut fixer un autre délai et ses modalités de rédaction.
• Pour une consultation sur un projet de licenciement économique collectif, le délai est de trois jours.
• Si l’entreprise est en redressement ou en liquidation judiciaire, le délai tombe à un jour.

Qui conserve le PV et comment l’archiver ?

Le secrétaire du CSE rédige le PV et veille à sa conservation. C’est donc à lui de s’assurer que le document reste disponible, une fois adopté.

Pour savoir si votre écrit est un vrai PV ou un simple compte rendu, voyez la différence entre procès-verbal et compte rendu.

Pour retrouver chaque PV rapidement, appliquez ces trois règles :

• Classez les PV par date de réunion et tenez un index qui permet de retrouver chaque document.
• Lors du renouvellement des mandats, transmettez les archives aux nouveaux élus pour qu’ils retrouvent les décisions antérieures.
• Si le PV contient des données personnelles, fixez une durée de conservation selon leur but et limitez l’accès aux personnes qui en ont besoin.

Que devient le PV une fois adopté ?

Une fois adopté, le procès-verbal (PV) fait foi des décisions prises en réunion. Il peut servir de preuve pour les engagements consignés pendant la séance. Gardez-le donc dans sa version adoptée, pas dans un brouillon.

Si un engagement pris en réunion est contesté, le PV adopté montre ce qui a été décidé. Rangez les PV par date dans un même dossier : vous retrouvez celui qu’il vous faut vite.

Diffusion du PV adopté

Que faire des enregistrements de séance ?

L’enregistrement ou la sténographie (une transcription écrite mot à mot de la séance) peut aider à rédiger le PV. L’article L. 2315-34 du code du travail le prévoit.

C’est l’employeur ou la délégation du personnel qui décide d’y recourir. Mais l’enregistrement ne remplace pas le PV : c’est le procès-verbal, rédigé à partir de lui, qui reste la trace officielle.

Retenez une chose : aucun texte ne fixe la durée de conservation d’un PV de CSE. Fixez la vôtre et son point de départ, puis notez-les par écrit.

Votre prochain pas : décidez de la durée, dites-la au secrétaire, puis classez les PV adoptés par date. Gardez-les dans leur version validée, pas en brouillon.

Foire aux questions

Un salarié peut-il demander une copie d’un ancien PV de CSE ?

Oui, si le règlement intérieur le prévoit. Le PV adopté peut être diffusé dans l’entreprise, selon les modalités que fixe ce règlement. Avant de faire la demande, consultez donc ce texte.

Le PV de CSE doit-il être signé par le président du comité ?

Non, le PV de CSE n’a pas besoin de la signature du président du comité. C’est le secrétaire qui le rédige, et aucune signature du président n’est obligatoire. Si vous ajoutez une signature dans votre règlement intérieur, appliquez-la.

Un PV de CSE peut-il être modifié après son adoption ?

Non, un PV adopté ne se modifie pas en silence. Si une erreur apparaît, faites-la corriger à la réunion suivante et notez la correction dans le PV de cette réunion.

Quelle différence y a-t-il entre un PV et un compte rendu de CSE ?

Le PV est le document officiel de la réunion : il consigne les délibérations et les déclarations du comité, et il fait foi une fois adopté.

Le compte rendu n’a pas ce statut. Il résume la réunion sans passer par un vote du comité.