Une réunion se termine souvent sans que chacun sache exactement ce qui a été dit. Un enregistrement, transcrit à l’écrit, permet de le retrouver.
Quel geste faire selon l’outil utilisé ? Cet article vous montre comment enregistrer, pour chaque cas, et ce qu’il faut vérifier avant de commencer.
Qu’est-ce qu’une transcription de réunion ?
Une transcription reprend les paroles prononcées, sous forme de texte. Un compte rendu résume les échanges et retient les décisions et les actions à suivre.
Pour comprendre comment un enregistrement devient du texte, voyez la transcription audio. Ce texte peut servir de base au procès-verbal d’un CSE, d’un conseil municipal ou d’un comité de direction.
Une transcription automatique coûte moins de 0,20 € la minute. Elle peut pourtant se tromper sur un nom, un chiffre ou une échéance : relisez le texte en écoutant l’enregistrement. Pour comparer avec une rédaction humaine, voyez le coût d’une transcription audio de réunion.
Teams, Meet ou téléphone : laquelle de ces solutions vous faut-il ?
Teams : la transcription intégrée
Pour une réunion dans Teams ou Meet, retenez la transcription intégrée si votre compte y a accès.
| Critère | Teams | Meet |
|---|---|---|
| Outil | Réunion dans Teams | Réunion dans Meet |
| Condition | Compte autorisé, selon les réglages de l’organisation | Compte qui y a accès |
| Bouton absent | L’administrateur informatique peut avoir bloqué la transcription | Vérifiez votre compte |
Google Meet : transcription et stockage
Meet transcrit sur ordinateur seulement si votre compte a l’une de ces éditions : Business Standard ou Business Plus, Enterprise Starter, Standard ou Plus, Teaching and Learning Upgrade, Education Plus ou Workspace Individual. Sinon, passez par une autre voie.
Meet couvre le français, l’anglais, l’allemand, l’italien, le japonais, le coréen, le portugais et l’espagnol. Une autre langue ? Choisissez un autre outil.
Téléphone et applications : la solution hors visioconférence
Pour une réunion en salle, placez le téléphone près des personnes qui parlent et réduisez les bruits autour. Il capte les échanges.
Pour un fichier déjà enregistré, importez l’audio ou la vidéo dans un outil de transcription. Pour le procès-verbal du comité social et économique (CSE), voyez les règles de rédaction.
Pour une réunion hors visioconférence, prenez le téléphone ou une application de transcription.
Une fois le texte obtenu, écoutez l’audio en même temps et corrigez-le.
Vérifiez surtout les noms propres, les chiffres et les passages peu audibles : l’application peut les écrire de travers.
Comment transcrire une réunion dans Teams ?
Avant de lancer, dites aux participants que la réunion est transcrite et à quoi servira le texte.
Dans les commandes de la réunion, ouvrez Autres actions, puis Transcrire. Vérifiez que la langue parlée est la bonne, puis cliquez sur Confirmer. Si vous enregistrez la réunion, la transcription démarre aussi.
Retrouver le texte de la réunion
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Ouvrez le Chat de la réunion
Ouvrez ensuite le Récapitulatif, puis la Transcription.
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Téléchargez le fichier
En tant qu’organisateur ou coorganisateur, choisissez .docx ou .vtt.
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Validez le test final
Ouvrez le fichier : le début de la réunion doit y figurer. Pour le compte rendu, voyez le contenu obligatoire du compte rendu.
Comment transcrire une réunion sur Google Meet ?
Pendant la réunion, ouvrez Outils de réunion, puis Transcriptions, Démarrer la transcription et Démarrer. Une icône s’affiche pour les participants.
Activez Transcrire la réunion dans Options d’appel vidéo. Elle ne démarre seule que si l’organisateur ou un coorganisateur rejoint sur le Web, et les participants voient un avertissement. Pour choisir entre machine et humain, voyez le comparatif automatique ou humain.
Retrouver la transcription
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Ouvrez le courriel reçu
Après la réunion, il contient le lien vers le fichier, rangé dans le Drive de l’organisateur.
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Ou ouvrez l’événement dans l’agenda
Le fichier y est joint.
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Vérifiez le texte
Il doit couvrir toute la réunion. S’il est vide, il manque de l’espace libre dans le Drive.
Et pour une réunion en salle ou un fichier déjà enregistré ?
Enregistrer avec un iPhone
Sur iPhone, ouvrez Dictaphone et touchez le bouton d’enregistrement. Touchez le bouton d’arrêt à la fin, puis Terminé pour garder le fichier.
Dans Notes, ouvrez une note, touchez le bouton d’ajout, puis Enregistrement audio. Sur iPhone 12 ou plus récent, réglé en français, Notes transcrit aussi l’audio.
Transcrire un fichier importé
Si vous hésitez sur l’outil, voyez logiciel de transcription audio gratuit ou payant ; pour un fichier déjà enregistré, dans Notta, procédez ainsi :
- Importez le fichier, choisissez la langue parlée, puis lancez la transcription.
- Pour l’audio, Notta accepte les formats WAV, MP3, M4A, CAF et AIFF, jusqu’à 1 Go.
- Pour la vidéo, il accepte AVI, RMVB, FLV, MP4, MOV et WMV, jusqu’à 10 Go. Comptez environ cinq minutes pour une heure d’audio, mais la durée réelle varie selon le fichier.
Retrouver la transcription sur iPhone
Dans Dictaphone
- Balayez vers le haut depuis le haut de la forme d’onde pour afficher la transcription.
- Copiez-la après l’enregistrement si vous voulez la garder ailleurs.
Dans Notes
Relisez ensuite la transcription en écoutant l’enregistrement. Corrigez les noms, les termes techniques et les passages mal audibles. Pour une transcription trop confuse à reprendre, voyez service de transcription audio professionnel.
Ce que la transcription ne fait pas, et l’information des participants
Les limites de la transcription automatique
La transcription Meet ne couvre que les paroles. Les messages du chat n’y figurent pas. Pour les garder, enregistrez aussi la visioconférence. Sinon, une décision prise dans le chat n’apparaît nulle part.
Une transcription peut se tromper sur un nom propre, un chiffre ou une échéance. Vérifiez ces éléments dans l’enregistrement. Si l’option de transcription manque, demandez à l’administrateur informatique de contrôler la règle appliquée à l’organisateur et aux participants.
Informer les participants avant l’enregistrement
Avant d’enregistrer, dites aux participants qui est le responsable du traitement, le but de l’enregistrement, les données recueillies, qui y aura accès, leurs droits et les transferts hors de l’Union européenne, s’il y en a.
Dans un CSE, l’employeur ou la délégation du personnel peut décider l’enregistrement. Pour savoir qui décide, voyez la clause du règlement intérieur sur la rédaction des PV.
Avant de lancer l’enregistrement
- Dites à voix haute pourquoi la réunion est enregistrée, par exemple pour rédiger le procès-verbal.
- Nommez les personnes qui auront accès au fichier, et limitez cet accès à celles qui en ont besoin.
- Annoncez la durée de conservation. Dans un CSE, gardez l’enregistrement seulement jusqu’à l’adoption du procès-verbal, puis supprimez-le.
- Rappelez que les membres du CSE doivent garder le secret professionnel et la confidentialité des informations présentées comme telles.
- Demandez si quelqu’un s’oppose à l’enregistrement, et attendez la réponse avant de démarrer.
Une transcription donne les paroles, et un compte rendu garde les décisions. Pour votre réunion, choisissez l’outil selon le lieu : Teams, Meet ou un téléphone posé en salle.
Votre prochain pas : prévenez les participants avant de lancer, puis faites un court essai. Vérifiez que le texte apparaît bien, et relisez-le en écoutant l’audio.
Foire aux questions
Comment activer l’enregistrement sur Google Meet ?
Pour lancer l’enregistrement dans Meet, ouvrez Outils de réunion, puis Enregistrement, et cliquez sur Commencer à enregistrer. L’organisateur doit avoir les droits nécessaires, et l’administrateur doit avoir activé l’enregistrement.
Où se trouve l’enregistrement sur mon téléphone ?
Sur iPhone, l’enregistrement se trouve dans l’application Dictaphone : touchez la liste des enregistrements pour retrouver l’audio. Si Dictaphone est activé dans iCloud, il se synchronise aussi avec les appareils connectés au même compte Apple.
Comment modifier ou supprimer une transcription dans Teams ?
Pour modifier ou supprimer une transcription dans Teams, ouvrez le chat de la réunion, puis Récapitulatif et Transcription.
Les commandes de modification ou de suppression dépendent de vos droits et des règles de votre organisation. Si vous ne les voyez pas, demandez à l’administrateur informatique.
