Chaque réunion du CSE doit donner lieu à un procès-verbal, et c’est le secrétaire qui le rédige.
Entre les heures de délégation, les délais et l’approbation du texte, il n’est pas simple de savoir quoi faire et quand. Cet article vous guide pas à pas, du temps à y consacrer jusqu’à la diffusion du texte.
Qu’est-ce que le procès-verbal du CSE ?
Tout CSE qui se réunit en séance doit établir un procès-verbal (PV). Le Code du travail confie cette tâche au secrétaire, et il ne prévoit pas d’exception générale qui dispense de PV.
Le PV consigne les délibérations, y compris les déclarations faites en séance, quel que soit leur auteur. Pour le rédiger étape par étape, voyez la rédaction du PV de CSE.
Le PV consigne les débats et les délibérations. Le relevé de décisions, lui, ne garde que les décisions prises. Le compte rendu reprend les échanges, mais il ne suit pas forcément les mêmes règles que le PV.
Une réunion enregistrée ou sténographiée ne rédige pas le PV toute seule : c’est vous, secrétaire, qui l’établissez, à partir de cet enregistrement.
Combien d’heures de délégation le secrétaire peut-il utiliser ?
Être secrétaire ne donne pas d’heures en plus. Le temps passé à rédiger le PV se prend en principe sur vos heures de délégation de titulaire, sauf si un accord d’entreprise est plus favorable.
Pour les délais à respecter, voyez les délais obligatoires du PV de CSE. Le secrétaire en reste seul responsable.
Votre crédit mensuel dépend de l’effectif de l’entreprise, et il s’applique à chaque titulaire. Certaines heures ne s’en déduisent pas, comme les réunions avec l’employeur.
| Critère | Effectif de 11 à 49 salariés | Effectif de 50 à 74 salariés | Effectif de 100 à 199 salariés |
|---|---|---|---|
| Crédit mensuel par titulaire | 10 h | 18 h | 21 h |
| Heures de réunion avec l’employeur | Non déduites du crédit | Non déduites du crédit | Non déduites du crédit |
| Répartition des heures entre élus | Possible, avec les suppléants | Possible, avec les suppléants | Possible, avec les suppléants |
Comment poser ses heures de délégation sans se mettre en faute ?
Pour utiliser des heures cumulées, reportées ou reçues d’un autre élu, prévenez l’employeur au plus tard 8 jours avant la date prévue. Par exemple, pour une absence le 20, prévenez l’employeur au plus tard le 12.
Pour les autres heures, vérifiez d’abord les règles convenues dans l’entreprise, puis prévenez l’employeur assez tôt pour organiser votre absence.
Pour tenir ce suivi sans oubli, voyez un prestataire spécialisé dans la rédaction de PV CSE, puis notez pour chaque absence :
- le nom de l’élu, son crédit d’heures, la date et la durée de l’absence
- le cumul utilisé à ce jour et le solde restant
- pour des heures reçues d’un autre élu, le nom du titulaire qui donne les heures, celui du bénéficiaire et le nombre d’heures transférées
Qui rédige le PV et peut-on se faire aider ?
Le secrétaire du CSE reste responsable du PV, même s’il se fait aider par un prestataire. Ce prestataire peut prendre des notes ou mettre le texte au propre. Le secrétaire doit ensuite relire et préparer le projet soumis au comité.
Un enregistrement ou une sténographie ne transfère pas cette responsabilité : il ne sert qu’à rédiger le texte. Pour aller plus loin sur ce point, voyez qui est responsable du PV de réunion.
Si le CSE décide d’enregistrer ou de faire sténographier une séance, l’employeur ne peut pas s’y opposer. Exception : quand les débats portent sur des informations confidentielles qu’il présente comme telles, il peut refuser.
Un sténographe extérieur doit garder la même discrétion que les membres du CSE.
Quels délais pour établir et transmettre le PV ?
À défaut d’accord, le secrétaire dispose de 15 jours pour établir le PV, puis le transmet à l’employeur et aux membres du comité. Le délai court à partir de la réunion concernée.
Si une nouvelle réunion est prévue dans ces 15 jours, transmettez le PV avant cette réunion. Pour la rédaction, voyez les particularités de la rédaction du PV.
Avant de comparer les délais, voyez la valeur juridique d’un PV de CSE pour savoir qui en répond.
| Critère | Licenciement économique collectif (article L. 1233-30) | Entreprise en redressement ou en liquidation judiciaire |
|---|---|---|
| Délai de transmission | 3 jours après la réunion, ou avant la réunion suivante si elle a lieu dans ce délai | 1 jour |
| Unité du délai | Jours, sans qualification de jours ouvrés | Jours, sans qualification de jours ouvrés |
| Preuve à conserver | Une preuve de l’envoi | Une preuve de l’envoi |
Que doit contenir le procès-verbal ?
Sans accord, le PV doit contenir au moins un résumé des délibérations et la décision motivée de l’employeur sur les propositions faites à la réunion précédente. Les déclarations faites en séance y sont aussi consignées.
Préparez donc vos propositions avant la réunion : c’est sur elles que l’employeur doit répondre à la réunion suivante, une fois le PV transmis.
Pour que le PV soit complet et vérifiable, rangez-le dans cet ordre, et pour ce que votre accord peut ajouter, voyez le contenu obligatoire du compte rendu de la CSSCT :
- Date et lieu de la réunion
- Participants et absents
- Ordre du jour
- Résumé des échanges et déclarations
- Propositions du comité
- Votes et décisions
- Réponse motivée de l’employeur aux propositions antérieures
- Date de la prochaine réunion
Comment le PV est-il approuvé, diffusé et conservé ?
Le Code du travail ne fixe pas de date d’approbation du PV. Ce sont l’accord d’entreprise et le règlement intérieur du CSE qui organisent l’examen et l’adoption du texte.
Pour le délai, voyez le temps de rédaction du PV de CSE.
Une fois le PV adopté, le secrétaire peut l’afficher ou le diffuser dans l’entreprise. Pour la diffusion, suivez les modalités fixées par le règlement intérieur du CSE.
Un PV électronique a la même valeur qu’un PV papier, à condition de pouvoir identifier son auteur et de prouver qu’il n’a pas été modifié. Gardez la version adoptée dans un espace sécurisé, avec une copie qui ne peut plus être changée. Fixez la durée de conservation dans le règlement intérieur, en suivant les règles d’archivage de l’entreprise.
Le secrétaire rédige le PV de chaque réunion et en reste responsable, même aidé d’un prestataire. Gardez aussi en tête les délais et les règles de votre accord d’entreprise.
Votre prochain pas : avant la séance suivante, notez vos heures de délégation utilisées et fixez la date de transmission du PV. Vérifiez ensuite le règlement intérieur du CSE.
Foire aux questions
L’employeur peut-il contrôler l’usage des heures de délégation ?
Oui, l’employeur peut contrôler vos heures de délégation, mais après coup. Il ne peut pas exiger d’autorisation avant leur usage. Il peut demander des précisions, et doit les payer à l’échéance normale. S’il les conteste, c’est au juge de trancher.
L’employeur peut-il refuser des heures de délégation ?
Non. Les heures de délégation servent à exercer votre mandat, et leur usage est présumé conforme, jusqu’à preuve du contraire.
L’employeur ne peut donc pas les refuser. S’il pense qu’elles ont été mal utilisées, il peut le contester devant le juge.
Le PV du CSE peut-il être établi sous forme électronique ?
Oui, le PV du CSE peut être établi sous forme électronique.
Il a alors la même valeur de preuve qu’un PV papier, à deux conditions : son auteur doit être identifiable, et le document doit rester intègre, donc ne pas pouvoir être modifié après coup.
