Tout savoir sur la rédaction de pv dans le cadre d’une réunion

Au sein d’une entreprise, la coordination des équipes et le développement des projets passent par des réunions. Pour établir un résumé et présenter les prochains objectifs suite à ces échanges, certains documents sont nécessaires. On pense évidemment au traditionnel compte rendu, mais surtout au procès-verbal de réunion. Voici tout ce que vous devez savoir sur la rédaction d’un PV suite à une réunion. 

PV et compte rendu de réunion : les différences 

Tout d’abord, un compte rendu peut être réalisé à la suite de n’importe quelle réunion, plus ou moins importante. La rédaction de ce document est moins encadrée que la rédaction d’un procès-verbal, car le compte rendu peut être rédigé par n’importe quelle personne de l’entreprise.

Le PV ou procès-verbal est un document obligatoire dans le cadre de certaines réunions et notamment après une réunion de CSE (comité social et économique). Cette rédaction est essentielle pour protéger juridiquement les échanges et engagements établis lors de cette rencontre.

Les éléments obligatoires dans la rédaction de PV 

Dans un procès-verbal de réunion, on peut prendre connaissance des difficultés rencontrées et de la position de chacun face à un projet. Tous les sujets abordés lors de la rencontre sont précisés dans l’ordre du jour. 

Pour connaître les éléments obligatoires à intégrer dans le PV, il faut se fier à l’accord d’entreprise qui définit les mentions obligatoires à inclure lors de la rédaction d’un procès-verbal.

Si aucun accord n’a été défini au préalable, il ne faut pas oublier les informations qui suivent afin que le PV soit valable : la date, le lieu et l’heure de la rencontre ; le nom et le statut des participants ; le nom des absents et suppléants et les différents sujets inscrits à l’ordre du jour.

À cela, ajoutez la retranscription des échanges établis lors de la réunion, les propositions formulées pour trouver des solutions, le résultat des votes et la décision finale. Certaines informations formulées par l’employeur sont aussi indispensables. 

Qui peut rédiger un procès-verbal de réunion ?

Dans le cadre d’une réunion de CSE, la rédaction de ce document ne se fait pas par n’importe qui. En effet, la loi encadre cette pratique. C’est le secrétaire de séance ou le secrétaire adjoint qui sont en charge de la rédaction de PV en toute impartialité. 

Si aucune personne n’est défini comme secrétaire CSE, votre entreprise peut faire appel à une agence externe spécialisée dans la rédaction de procès-verbaux comme AMK France. 

Ayez en tête que la direction ne peut pas s’occuper de cette tâche, car la loi considère qu’un représentant peut être partial, et ainsi rédiger un PV sans être neutre. Dans ce cas, il est possible que le PV soit faussé et rédigé en sa faveur, sans prendre en compte les autres participants. 

Pourquoi confier la rédaction du PV à une agence externe ?

Si aucun secrétaire administratif du CSE n’est présent ou si ce salarié ne peut pas s’occuper de cette tâche, une prestataire externe qui rédige le PV est nécessaire. Ce service a de nombreux avantages, car en premier lieu, il permet de gagner du temps. 

Gardez en tête que le PV doit être rédigé dans un délai de 15 jours après la rencontre et que c’est une mission fastidieuse. Si le secrétaire n’a pas le temps de s’occuper du PV, le service d’une agence est recommandé pour rendre le procès-verbal dans les temps.

Une agence spécialisée vous propose un service de qualité avec une rédaction de PV professionnelle qui répond aux exigences juridiques.  C’est la solution parfaite pour disposer d’un PV approuvé dans les délais et sans contestation.

Enfin, grâce à l’intervention d’une agence externe, aucun débat n’a lieu quant à l’impartialité possible du secrétaire de CSE.